Beleid


Voedselbank Lelystad is sinds 2005 uitgegroeid tot een geoliede logistieke organisatie. Het beleid is daarom vooral gericht op continuering van doelstelling, werkwijze en organisatie. Dit zou je staand beleid kunnen noemen. De buitenwereld verandert echter voortdurend op veel aspecten, zoals de financiële crisis van de afgelopen jaren; hierop inspelen zou je reactief beleid kunnen noemen. Tot slot: ontwikkelingen voor zijn of in gang brengen zou je anticiperend beleid kunnen noemen. Alle drie beleidsvormen zijn aan de orde.


Vrijwilligers, geen vergoeding


Voedselbank Lelystad is een organisatie die uitsluitend werkt met vrijwilligers op alle niveaus. Het bestuur, de dagelijkse leiding, de chauffeurs, de winkelmedewerkers en alle anderen die op wat voor manier dan ook een bijdrage leveren aan het werk van de voedselbank doen dat op vrijwillige basis zonder vergoeding. Alleen werkelijk gemaakte kosten, zoals voor het gebruik van een eigen auto tijdens het uitvoeren van vrijwilligerswerk (bijvoorbeeld het dagelijks ophalen van brood bij de bakker) of kosten voor openbaar vervoer, komen in aanmerking voor vergoeding. Hiervoor moet een declaratieformulier worden gebruikt, dat moet worden ingeleverd bij de penningmeester. Reiskosten woon-werkverkeer worden niet vergoed.

Integriteit


Integer handelen is erg belangrijk voor onze voedselbank. In ons werk hebben we immers te maken met klanten in een kwetsbare positie, wat soms leidt tot moeilijke keuzes of lastige situaties. Daarom hebben we een aantal regels opgesteld waarmee we integer handelen willen bevorderen. Deze regels zijn in 2019 vastgelegd in onze huisregels. De Vereniging van Nederlandse Voedselbanken heeft een integriteitscode vastgesteld, deze code geldt voor alle voedselbanken.

Zodra een vrijwilliger bij ons aan de slag gaat, tekent hij/zij een vrijwilligersverklaring, waarmee hij/zij akkoord gaat met de integriteitscode en huisregels.

Vertrouwenspersoon


Voedselbank Lelystad heeft een vertrouwenspersoon aangesteld. Een vrijwilliger kan hulp zoeken bij een vertrouwenspersoon als hij/zij te maken krijgt met pesten, discriminatie, (seksuele) intimidatie of agressie en geweld op de werkvloer.

Natuurlijk kan een vrijwilliger met een probleem terecht bij een coördinator of bestuurslid, maar soms is er behoefte om anoniem en vertrouwelijk met iemand anders te praten. De vertrouwenspersoon biedt een luisterend oor en advies. De vertrouwenspersoon vertelt niemand dat er contact is geweest, tenzij de vrijwilliger hiermee heeft ingestemd. Samen met de vrijwilliger bekijkt de vertrouwenspersoon wat er nodig is om het werk weer veilig en met plezier te kunnen doen. De vrijwilliger houdt de regie over het proces, de vertrouwenspersoon helpt daarbij.

Coördinatoren en bestuur


Coördinatoren hebben de dagelijkse leiding over het verzamelen van voedselhulp, voorraadbeheer en logistiek. De coördinator voedselhulp/voorraadbeheer zorgt voor de bevoorrading van de winkel en geeft ook de beschikbaarheid van producten voor elke klant aan. Twee aparte coördinatoren zijn verantwoordelijk voor voedselveiligheid en voedselverwerving. Er is ook een coördinator voor de inzet en werving van vrijwilligers.

De primaire activiteiten voor de voedselbank zijn het inzamelen van (overtollig) voedsel (verwerving), opslag en distributie in de hal (logistiek) en zorgen dat producten beschikbaar zijn voor klanten in de winkel. Bijna alle vrijwilligers houden zich bezig met een van deze primaire activiteiten.

De coördinatoren leiden, ondersteunen en motiveren en zorgen voor duidelijkheid, effectiviteit en veilig werken. In de winkel zijn een daghoofd (dagelijkse winkelleiding), gastvrouwen en heren, winkelassistenten en winkelmedewerkers actief op de drie middagen dat de winkel open is.

Naast deze coördinatoren zijn er enkele vrijwilligers met een grotere verantwoordelijkheid en een zeer grote betrokkenheid. Zij verzorgen de klantenadministratie en hebben hiervoor contacten met IDO en MDF. Zij zijn de enigen binnen de voedselbank die toegang hebben tot de persoonlijke gegevens van de klanten. Om privacy redenen worden deze gegevens afgeschermd voor anderen.

Het bestuur bestaat ook uit toegewijde vrijwilligers. Zij dragen bestuurlijke verantwoordelijkheid en geven leiding aan de voedselbank zodat deze binnen de wettelijke en financiële kaders kan functioneren. Een van de bestuursleden, tevens coördinator, heeft de vrijwilligers in portefeuille. Eén bestuurslid is ook hoofd van de winkel. Er is geen formeel organigram met expliciete hiërarchie.

De hal en de winkel


De dagelijkse activiteiten concentreren zich in en rond onze gebouwen: de hal en de winkel. Alle activiteiten worden uitgevoerd volgens de eerder genoemde procesbeschrijving, met natuurlijk hier en daar wat aanpassingen aan de ontwikkelingen.

Samenwerkingsnetwerk


Het samenwerkingsnetwerk is zeer uitgebreid en essentieel voor het functioneren van de voedselbank. Er moet veel zorg worden besteed aan het onderhouden van deze contacten. Dit zijn onder andere:

  • de vele producenten, ondernemers, leveranciers die voedsel(overschotten) gratis ter beschikbaar stellen;
  • de subsidiënten, de begunstigers, de donateurs die de financiering van onze infrastructuur mogelijk maken;
  • Stichting IDO, waarmee we samenwerken. Wij ontvangen de gemeentelijke subsidie via het IDO. Voor het aanvragen en verantwoorden zijn sluitende afspraken gemaakt;
  • Schuldhulpverleningsorganisaties, IDO en MDF doen de intake van onze klanten en het vervolgtraject. Het is een voordeel dat dit buiten onze organisatie om gebeurt, omdat IDO en MDF een aanvullend hulpverleningstraject kunnen bieden en onderdeel zijn van de ketensamenwerking in armoedebestrijding binnen Lelystad;
  • Stichting Welzijn Lelystad/Lelystad Doet, met busvervoer voor onze klanten die aantoonbaar vervoer naar de winkel nodig hebben. Indicatie via de intake bij IDO en MDF;
  • de naburige voedselbanken (Zeewolde, Dronten, Harderwijk, Kampen), waarmee we een intensieve samenwerkingsrelatie onderhouden. De pakketten voor Zeewolde worden in onze hal samengesteld;
  • Voedselbanken Nederland, distributiecentrum in de regio Amsterdam, waarmee we een samenwerkingsovereenkomst hebben. Een deel van onze aanvoer komt daar vandaan, grote overschotten van onszelf brengen we daarheen;
  • Voedselbanken Nederland is een vereniging. Bijna alle voedselbanken zijn lid, dus wij ook. Een krachtige, ondersteunende en representatieve landelijke organisatie heeft grote voordelen.

Voedselveiligheid


Voedselveiligheid is een speerpunt van Voedselbanken Nederland. We zijn gecertificeerd om al het voedsel te verwerken en worden hier jaarlijks op gecontroleerd volgens de normen van de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA).