Voedselbank Lelystad is sinds 2005 uitgegroeid tot een goed geoliede logistieke organisatie. Daarom is het beleid vooral gericht op continuering van doelstelling, werkwijze en organisatie. Dit zou staand beleid genoemd kunnen worden. De buitenwereld verandert echter voortdurend op allerlei aspecten, zoals de financiële crisis van de afgelopen jaren; daarop inspelen kan reactief beleid genoemd worden. Tot slot: ontwikkelingen voor zijn of in gang brengen is aan te duiden als anticiperend beleid. Alle drie beleidsvormen zijn aan de orde.

Voedselbank Lelystad is een organisatie die in alle geledingen uitsluitend met vrijwilligers werkt. Dus zowel het bestuur, de dagelijkse leiding, de chauffeurs, de winkelmedewerkers en verder iedereen die op enigerlei wijze een steentje bijdraagt aan het werk van de voedselbank doet dit op vrijwillige basis zonder dat daar een vergoeding tegenover staat. Uitsluitend werkelijk gemaakte kosten, zoals voor het gebruik van een privé -auto tijdens de uitoefening van de vrijwilligerswerkzaamheden (bv. het dagelijks afhalen van brood bij de bakkers) of kosten van openbaar vervoer, komen voor vergoeding in aanmerking. Hierbij dient gebruik te worden gemaakt van een declaratieformulier, dat ingediend moet worden bij de penningmeester. Woon-werkverkeer wordt niet vergoed.

Integer handelen is voor onze voedselbank heel belangrijk. Wij krijgen immers in ons werk te maken met klanten in een kwetsbare positie, wat soms leidt tot moeilijke keuzes of lastige situaties. Daarom hebben wij een aantal regels opgesteld waarmee wij de integriteit van ons doen en laten willen bevorderen. Deze regels zijn in 2019 vastgelegd in onze huisregels. De Vereniging van Nederlandse Voedselbanken heeft een integriteitscode vastgesteld, deze code geldt voor alle voedselbanken.

Zodra een vrijwilliger bij ons aan de slag gaat tekent hij/zij een vrijwilligersverklaring, waarmee wordt ingestemd met de integriteitscode en huisregels.

Voedselbank Lelystad heeft een vertrouwenspersoon aangesteld. Een vrijwilliger kan de hulp van een vertrouwenspersoon inroepen als men te maken krijgt met pesten, discriminatie, (seksuele) intimidatie of agressie en geweld op de werkvloer.

Een vrijwilliger kan natuurlijk met een probleem naar een coördinator of bestuurslid toegaan, maar soms bestaat de behoefte om met iemand anders, anoniem en vertrouwelijk te praten. De vertrouwenspersoon biedt een luisterend oor en adviseert. De vertrouwenspersoon vertelt niemand dat contact is gezocht tenzij de vrijwilliger daarmee heeft ingestemd. Gezamenlijk met de vrijwilliger bekijkt de vertrouwenspersoon wat nodig is om het werk weer veilig en met plezier te kunnen doen. De vrijwilliger houdt zelf de regie over het proces, de vertrouwenspersoon staat daarin bij.

Coördinatoren hebben de dagelijkse leiding voor het samenstellen van de voedselhulp, het voorraadbeheer en de logistiek. De coördinator voedselhulp/voorraadbeheer zorgt voor de bevoorrading van de winkel en geeft ook de beschikbaarheid van producten per klant aan. Voor voedselveiligheid en voedselverwerving zijn twee aparte coördinatoren verantwoordelijk. Daarnaast is er een coördinator voor de inzet, werving en het als contactpersoon van vrijwilligers.

De primaire activiteiten voor de voedselbank zijn de inzameling van (overtollig) voedsel voedselverwerving), de opslag en distributie in de hal (logistiek) en de zorg dat de producten beschikbaar zijn voor de klanten in de winkel. Vrijwel alle vrijwilligers zijn ingeschakeld bij een van deze primaire activiteiten.

De coördinatoren leiden, ondersteunen en motiveren, waardoor duidelijkheid, effectiviteit en veilig werken worden gewaarborgd. In de winkel zijn een daghoofd (dagelijkse winkelleiding), gastvrouwen en – heren, winkelassistenten en medewerkers winkel actief op de drie middagen dat de winkel open is.

Naast deze coördinatoren zijn er nog enkele vrijwilligers met een grotere verantwoordelijkheid en een heel grote inzet. Zij zorgen voor de klantenadministratie en hebben daarvoor contacten met IDO en MDF. Als enigen binnen de voedselbank hebben zij inzage in de persoonlijke gegevens van de klanten. Om privacyredenen zijn deze gegevens voor anderen afgeschermd.

Ook het bestuur bestaat uit betrokken vrijwilligers. Zij dragen de bestuurlijke verantwoordelijkheid en geven leiding aan de voedselbank, zodat die kan functioneren binnen de wettelijke en financiële kaders. Een van de bestuursleden, tevens coördinator, heeft de vrijwilligers in portefeuille. Eén bestuurslid is tevens hoofd van de winkel. Van een formeel organogram met expliciete hiërarchie is geen sprake.

De dagelijkse werkzaamheden concentreren zich in en rond ons bedrijfspand: de hal en winkel. Alle activiteiten worden uitgevoerd conform de voornoemde procesbeschrijving, met uiteraard hier en daar wat aanpassingen overeenkomstig de ontwikkelingen.

Het samenwerkingsnetwerk is zeer uitgebreid en essentieel voor het functioneren van de voedselbank. Aan het onderhouden van deze contacten moet veel zorg worden besteed. Het gaat hierbij onder meer om:

• de vele producenten, ondernemers, leveranciers die voedsel(overschotten) kosteloos beschikbaar stellen;
• de subsidiënten, de begunstigers, de donateurs die de bekostiging van onze infrastructuur mogelijk maken;
• Stichting IDO, waarmee we samenwerken. De gemeentelijke subsidie ontvangen we via het IDO. Voor het aanvragen en verantwoorden zijn sluitende afspraken gemaakt;
• Schuldhulpverleningsorganisaties, IDO en MDF doen de intake van onze klanten en het vervolgtraject. Het is een voordeel dat dit buiten onze organisatie wordt gedaan, omdat IDO en MDF er een hulpverleningstraject bij kunnen aanbieden en onderdeel van de ketensamenwerking in de armoedebestrijding binnen Lelystad;
• Stichting Welzijn Lelystad/Lelystad Doet, met busvervoer voor onze klanten die aantoonbaar vervoer naar de winkel nodig hebben. Indicatiestelling via de intake bij IDO en MDF;
• de naburige voedselbanken (Zeewolde, Dronten, Harderwijk, Kampen), daarmee onderhouden we een intensieve samenwerkingsrelatie. De pakketten voor Zeewolde worden in onze hal samengesteld;
• Voedselbanken Nederland, distributiecentrum regio Amsterdam, daarmee hebben we een samenwerkingsovereenkomst. Een deel van onze aanvoer komt daar vandaan, grote eigen overschotten brengen we daarnaar toe;
• Voedselbanken Nederland is een vereniging. Vrijwel alle voedselbanken zijn lid, wij ook. Een krachtige, ondersteunende en representatieve landelijke organisatie heeft grote voordelen.

Voedselveiligheid is een eerste speerpunt van Voedselbanken Nederland. Wij zijn gecertificeerd voor het verwerken van alle voedsel en worden daar jaarlijks op gecontroleerd volgens normen van de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA).